Avvikelser Hjälpmedelscentralen Region Sörmland
Avvikelseregistrering gällande hjälpmedel
Alla avvikelser som berör hjälpmedel ska registreras i WebSesam.
Det gäller reklamationer, negativa händelser och tillbud (negativa händelser och tillbud kan du även behöva registrera i ordinarie system).
Avvikelser kan du skicka från flera olika bilder i webSesam t ex hjälpmedelsbilden, individkortet men även via aktiviteter m fl. Du hittar samtliga avvikelsetyper i instruktionen.
OBS! När det gäller brister på ett hjälpmedel som uppstått vid normalt användande så som utslitna däck, utsliten klädsel, behov av justering av bromsar mm så är detta ingen avvikelse. Dessa registreras istället som ”Avhjälpande underhåll” när behov av reparation finns.
Definition av begreppen negativ händelse, tillbud och reklamation:
Negativ händelse
- En händelse som har inträffat och medfört vårdskada (SOSFS 2011:9).
- Hjälpmedlet ska vara utlämnat till patienten.
- Anmälan om negativ händelse ska registreras i WebSESAM oavsett hur länge patienten/vårdenheten haft det aktuella hjälpmedlet.
- Anmälan om negativ händelse ska registreras i WebSESAM och enligt arbetsplatsens rutiner för avvikelsehantering.
- Hjälpmedelscentralen ansvarar för att avvikelsen registreras i Synergi.
- Hjälpmedelscentralen ansvarar vid behov för anmälan av den inträffade händelsen till tillverkaren samt till Läkemedelsverket.
Tillbud
- En händelse som kunde ha inneburit att patienten skadades (SOSFS 2011:9).
- Hjälpmedlet ska vara utlämnat till patienten.
- Anmälan om tillbud ska göras oavsett hur länge patienten/vårdenheten haft det aktuella hjälpmedlet.
- Anmälan om tillbud ska registreras i WebSESAM och enligt arbetsplatsens rutiner för avvikelsehantering.
- Hjälpmedelscentralen ansvarar för att avvikelsen registreras i Synergi.
- Hjälpmedelscentralen ansvarar vid behov för anmälan av den inträffade händelsen till tillverkaren samt till Läkemedelsverket.
Reklamation
- Reklamation är när du som kund påpekar t ex fel, brist eller dröjsmål i exempelvis en vara eller tjänst.
- Reklamation ska registreras i WebSESAM så fort felet upptäcks. Avvikelse skrivs i WebSESAM inom 5 arbetsdagar.
- Ange så mycket bakgrunds- och kontaktinformation som möjligt för att förenkla hanteringen av din anmälan t ex kundordernummer, följesedelsnummer, individnummer etc.
- Skriv ut avvikelsen och fäst den på hjälpmedlet som du skickar tillbaka. Om avvikelsen innehåller personuppgifter läggs denna i ett förseglat kuvert. Därefter ska det returneras till HMC och vara tydligt uppmärkt "Avvikelse Hjälpmedelscentralen".
