Riktlinjer för kommunikation med Försäkringskassan

Under 2019 har Region Sörmland och Försäkringskassan arbetat med hur vi ska utveckla vår samverkan och kommunikation i sjukskrivningsprocessen. En arbetsgrupp med försäkringsutredare och rehabkoordinatorer har tagit fram gemensamma riktlinjer för de olika kommunikationskanalerna vi har. Rutinerna nedan är förankrade i på Enheten för Försäkringsmedicin, rehabkoordinatorsgruppen och på Försäkringskassan. Härefter har vi gemensamt fattat beslut som gäller tills vidare.

Nedan beskrivs de olika kommunikationsvägar som finns och ska användas mellan Försäkringskassan och Region Sörmland samt när de bäst kan användas.

Administrativ dialog – Fråga/svar-funktion i Webcert

När används den administrativa fråga/svar-funktionen i Webcert för kommunikation:

  • För att informera Försäkringskassan om att det i patientärendet finns behov av att närmare kartlägga rehabiliteringsbehov som ska tillgodoses av annan part än hälso- och sjukvården. Informationsskyldigheten regleras i lag om koordineringsinsatser för sjukskrivna patienter. Mer information om innebörden av lagen finns på särskild undersida: Impuls om utredning av rehabiliteringsbehov.
  • Vid enklare frågor såsom önskemål om Avstämningsmöten. Varför avstämningsmöte önskas behöver framgå.

Att tänka på:

  • Varje vårdenhet ansvarar för att det finns interna rutiner som säkerställer att de frågor och svar som skickas via funktionen "administrativ fråga" fördelas till rätt person, till sjukskrivande läkare eller rehabkoordinator.
  • Överenskommen svarstid är max 7 dagar.
  • Var tydlig med vem som är avsändare vid administrativ dialog.
  • Den kommunikation mellan Försäkringskassan och Hälso- och sjukvård som förs via den administrativa dialogen/fråga-svar-funktionen i Webcert, syns ej i "Mina Intyg" på 1177.se. För att patienten ska få insyn i den dialogen behöver den gå in och läsa i sin journal.

Mejl

När används mejl för kommunikation:

  • Generella frågor
  • Kontaktförfrågningar - "jag behöver nå dig, när kan vi höras på telefon?"
  • För mötesbekräftelser

Att tänka på:

  • Personuppgifter får inte mejlas, d v s information som finns i mejlet får inte kunna härledas till ett individärende av utomstående part.
  • Snabbt sätt att nå varandra men förutsätter att det är känt vem som är patientens försäkringsutredare på Försäkringskassan.
  • Inom Hälso- och sjukvården bevakas inte mejlen av kollegor vid frånvaro, däremot skrivs frånvaromeddelande. Av det går att utläsa när rehabkoordinatorn är åter på plats och om det finns hänvisning till annan person på vårdenheten.

Kontaktperson på Försäkringskassan – Uppdrag

  • Försäkringskassan kommer successivt med start 1 december 2019 utse kontaktpersoner för länets vårdcentraler och vissa kliniker. Kontaktpersonerna har uppdrag och funktion enligt beskrivningen nedan:
  • Besvara enklare frågor, t ex vem som är försäkringsutredare i ett enskilt ärende eller ge övergripande information om rutiner t ex vid övergången till Arbetsförmedlingen.
  • På ett pedagogiskt sätt förklara socialförsäkringen, förtydliga information och klargöra Försäkringskassans roll och regelverk på ett mer övergripande plan.
  • Korta frågor kopplade till en person kan besvaras, om samtycke finns och försäkringsutredare bedömer att sekretessen inte bryts. Diskussion kring enskilda frågor kopplade till en person bör ske med ordinarie utredare.
  • Möte mellan försäkringsutredare (utsedd kontaktperson) och rehabiliteringskoordinator har möjlighet att en gång per termin träffas fysiskt, max 1 timme per träff. Syftet med de fysiska träffar är exempelvis att dela med sig av nyheter inom socialförsäkringen, nyheter inom vården, lära känna varandra. Kontakter däremellan sköts per telefon/e-post, utifrån vilka uppgifter som ska behandlas utifrån om det är känsliga uppgifter. Viktigt att observera vilket samtycke som finns i enskilda ärenden.

Digital mötesform – Skype

Skype för företag och videokonferens är både godkända att användas utifrån ett sekretessperspektiv men för att det ska fungera optimalt krävs att båda parter har samma tekniska lösning vid mötet. Försäkringskassan har inte tillgång till videokonferensutrustning varför Skype är det som här blir aktuellt.

När kan Skype användas?

  • Vid genomförande av avstämningsmöten för att minska på restid för individ och organisation.
  • Lättare att snabbt få till ett avstämningsmöte när hänsyn inte behöver tas till restid.
  • För att möjliggöra att färre avstämningsmöten behöver bokas om vid sjukdom – lättare för annan försäkringsutredare att kunna hoppa in om restid inte behövs.
  • Vid uppföljningsmöten vid pågående arbetslivsinriktad rehabilitering.

Att tänka på:

  • Säkerställ att det är ok för individen att delta på Skype-möte, är det lämpligt utifrån individens förutsättningar?
  • Individen/patienten deltar hos den part som den finner lämpligast.
  • Arbetsgivare och/eller Arbetsförmedlingen deltar fysiskt hos lämplig part alternativt enskilt via Skype. Beslutet fattas i dialog med individen.
  • Identifiering med legitimation görs av den part som fysiskt träffar individen.
  • Chattfunktionen i Skype får inte användas för sekretesskyddade uppgifter och sekretesskyddade uppgifter får inte delas på skärmen.
  • Av sekretesskäl ska Skype-mötet genomföras i enskilt rum. Det är varje parts ansvar att se till att så sker.

Kontaktuppgifter

Kontaktuppgifter till Försäkringskassan finns på Region Sörmlands intranät under "sjukskrivningsprocessen"

Uppgift om kontaktuppgifter till rehabkoordinatorer:

Kontaktuppgifter till regionens rehabkoordinatorer

Att tänka på:

  • Såväl rehabkoordinatorer som försäkringsutredare ansvarar för att ha telefonsvararen på så att meddelande kan lämnas.
  • Återkoppling till region och Försäkringskassan görs snarast. Återkoppling görs på lämpligaste/effektivaste sätt utifrån frågans art – via telefon, mejl, Administrativ fråga/ Webcert.
Uppdaterat: 13 mars 2020
H3NK