Extern remiss

– Syftet med remissen är att säkerställa att våra krav ligger på en nivå som marknaden kan möta, säger Victoria Falk Jungat, delprojektledare för upphandling. Vi vill undvika att kravformuleringar i onödan utesluter leverantörer. Får vi in fler anbud får vi också fler alternativ att välja mellan.

Bild, Victoria Falk Jungat, delprojektledare Upphandling

Kraven utgår från verksamhetens behov. Det innebär att vissa leverantörer naturligtvis kan falla bort – det är en del av upphandlingens logik. Det viktiga är att kraven uttrycks på ett sätt som inte oavsiktligt gör det omöjligt för leverantörer att delta. Ett krav som ingen kan uppfylla riskerar i värsta fall att leda till en avbruten upphandling.

Tidiga synpunkter minskar risken för problem senare
Den stora fördelen med en extern remiss är att projektet får återkoppling innan upphandlingen annonseras skarpt. I det skedet är det betydligt svårare att justera kraven.

Remissen ger dessutom en tydligare bild av hur marknaden ser ut – samtidigt som leverantörerna får bättre förståelse för projektets behov. Det minskar risken för missförstånd och kan till och med leda till att leverantörer prioriterar att utveckla funktioner som är särskilt viktiga för oss.

– När remissperioden är över sammanställer vi alla inkomna synpunkter och bedömer vilka vi går vidare med, berättar Victoria. Arbetet med att justera underlaget leds av mig och kravledare Christina Littzell och görs tillsammans med representanter från verksamheten.

Efter sammanställningen bjuds leverantörerna in till en dialog om deras kommentarer. Varje leverantör får en heldag för genomgång.

Intern remiss pågår parallellt
Samtidigt genomförs en intern remiss. Den fungerar som en kvalitetssäkring där alla som deltagit i kravarbetet får möjlighet att granska helheten och säkerställa att inget har missats