Verksamhetssystem Socialtjänst

Bakgrund

Idag har länets kommuner olika verksamhetssystem. Även de som har system från samma leverantör har olika funktionalitet och olika uppsättning av sina system. Terminologin skiljer sig åt. Samma sak kan ha olika namn i kommunerna. De nuvarande verksamhetssystemen upplevs på en del sätt som begränsande och svåra att hantera. Viss personal upplever också att de lägger onödigt mycket tid i systemet med att administrera. De här begränsningarna leder till att det kan vara svårt att hitta viss information, men också till att vi inte matar in rätt information, vilket i sin tur begränsar för andra som behöver den informationen. Svårigheten med att få en överblick kan också göra att vi inte vet om en sak är dokumenterad, så vi dokumenterar den igen, och får därmed en situation där en sak är beskriven på två olika ställen och kanske på två olika sätt. De här svårigheterna gör att en del användare upplever en rädsla för att göra fel.

När vi lägger mer tid på att administrera i systemet så får vi också mindre tid till värdeskapande arbete, till exempel att följa upp på individnivå hur bra stöd och hjälp vi ger. En annan aspekt är den begränsade möjligheten att få ut rapporter och vårddata. Det gör det svårt att få en uppfattning om hur effektivt vi använder våra resurser och till exempel hur bra våra handläggningstider är. Vi har också begränsade möjligheter att spåra verksamhetsavvikelser.

Ett samarbete kring ett gemensamt verksamhetssystem för socialtjänsten i länet ligger i linje med strategier för digitalisering och samarbete för länets kommuner och region Sörmland. De flesta kommuner står inför en utmanande förändring i demografin med minskat antal barn, en långsammare ökning av personer i arbetsför ålder och en stor ökning av antalet äldre. Vi behöver bättre hjälpmedel för att kunna ge bättre vård. Idag är respektive kommun ensamt ansvarig för att förvalta, drifta och supporta sitt system, vilket är dyrt och kräver mycket resurser.

Målbild

Användarvänlighet

Vi vill ha ett användarvänligt system som gör det lätt att göra rätt. Det ska vara tydligt och enkelt att jobba i systemet. Det ska vara uppenbart för användaren vilken information som ska matas in och på vilket sätt. Vi ska jobba mer tidseffektivt i systemet och samtidigt få bättre information som stöd i vårt arbete.

Kommunikation med medborgarna

Vi vill också att det ska vara enkelt att kommunicera med medborgarna. Vi ska ha hållbar och kvalitetssäkrad information och att medborgarna kan ta del av den information de behöver så de inte behöver ringa in och fråga.

Standardiserade processer

Att vi använder samma verksamhetssystem ger oss bra förutsättningar. Men det är inte tillräckligt. Vi behöver samtidigt standardisera våra processer, våra arbetssätt och vår terminologi. Ett ord eller ett begrepp behöver ha samma innebörd och användas på samma sätt i hela verksamheten och i alla kommuner.

Uppföljning

Med enhetliga och korrekta data i systemet tillsammans med funktioner för uppföljning och rapporter får vi bättre förutsättningar för att utveckla vår verksamhet. Vi kan på ett tydligare sätt få rapporter på hur vi jobbar och resultatet av vårt arbete. Det gör att vi kan fatta bra beslut om hur vi skall utveckla verksamheten och få ut ett större värde av vårt arbete.

Kvalitetssäkrad information leder till bättre insatser och vård

Vi som användare ska känna oss säkra på att den information vi registrerar verkligen kommer till användning för andra användare och i slutänden ger bättre insatser för brukaren. Vi ska helt enkelt få bättre förutsättningar för att göra ett bra jobb. Informationen vi registrerar och använder ska vara rättssäker och kvalitetssäkrad. Så vi kan gå hem från jobbet och känna oss trygga med att det har gått rätt till.

Om min kommun får samma system som vi redan har?

För en eller flera kommuner kan valet av verksamhetssystem bli samma som de har idag. Då är det lätt att tänka att det inte blir någon förändring. Men det stämmer inte. De stora fördelarna från projektet kommer från att vi har samma verksamhetssystem och gemensam systemförvaltning, drift och supportlösning. Att vi standardiserar och gör lika. Det gör att även om det ser lika ut så blir det skillnad mot idag.

Stärkt samarbete

Samarbetet mellan länets kommuner kan stärkas när det gäller utvecklingen av Socialtjänsten i respektive kommun, vilket ger förutsättningar för en mer samordnad och effektiv verksamhet. Informationsutbytet mellan länets kommuner och Region Sörmland kan förbättras och öka patient-/brukar-säkerhet.

Partnerskap

Vi vill ha en leverantör som tar ett större åtagande för drift, förvaltning och support. En partner som vi jobbar tillsammans med under många år framöver. Hur ansvarsfördelningen i det partnerskapet ska se ut kommer att tydliggöras under och efter upphandlingsprocessen. I samtalen med de potentiella leverantörerna lär vi oss vad som är möjligt så att vi kan ställa tydliga krav på hur vi vill att partnerskapet ska fungera. 

Kommuner i samverkan

Nio kommuner kommer att samverka kring ett verksamhetssystem med standardiserade funktioner och konfigurationer och därmed standardiserade arbetssätt. Det blir en ny slags utmaning som ställer krav på hur vi arbetar tillsammans under många år framöver.

Socialchefsnätverket som ägare

Vi behöver ett sätt att gemensamt äga och finansiera systemet. Socialchefsnätverket har rollen som beställare och styrgrupp under projektets tid och kommer sedan fortsätta i en liknande roll efter implementering och projektets avslut.

Objektledning

Vi kommer behöva en central objektledning. Det innebär en funktion som är taktisk partner mot leverantören och som samordnar, planerar, beslutar och verkställer förändringar och innehåll i systemet.

Förvaltningsråd

Vi kommer också behöva ett förvaltningsråd med representanter från kommunerna som hanterar olika frågeställningar och behov kring systemet.

Nätverk

För att komma överens om hur vi skall jobba med systemet inom olika delar av verksamheten behöver vi olika nätverk. Genom nätverken kan vi komma överens om terminologi, arbetssätt och avvikelsehantering.

Hur kommer förändringen att påverka oss?

För dig som jobbar i Socialtjänsten i någon av Sörmlands kommuner innebär detta framför allt ett nytt verktyg för ditt arbete och förändrade arbetssätt. För att vi skall jobba på samma sätt behöver vi komma överens om hur våra processer, arbetssätt och terminologi ska vara. Det innebär ingen dramatisk förändring, men med ett nytt verksamhetssystem krävs ett ansvar av alla att arbeta med följsamhet till de nya arbetssätten. Vinsterna med ett gemensamt verksamhetssystem är att underlätta vårt arbete och därmed leda till bättre vård och insatser.