Upphandlingsprocessen

Upphandlingsprocessen

Upphandlingen följer följande steg:

1. Request for Information (RFI)
Flera RFI möten genomförs i form av dialog med möjliga leverantörer för att skapa en bredare förståelse för de lösningar som finns tillgängliga på marknaden.

2. Kravinsamling och sammanställning av upphandlingsunderlag
Projektets krav på det system som ska upphandlas sammanställs tillsammans med övriga upphandlingsunderlag.

3. Extern remiss
Upphandlingsunderlaget annonseras och skickas ut till samtliga leverantörer för en extern remiss. Leverantörerna kan då lämna synpunkter på upphandlingsunderlaget innan det annonseras ut enligt punkt 3.

4. Annonsering
En skarp upphandling annonseras och görs därmed tillgänglig för intresserade leverantörer som kan skicka in sina anbud.

5. Utvärdering
Inkomna anbud kontrolleras i ett första steg för att se så de uppfyller uppställda kvalificeringskrav. Därefter utvärderas anbuden enligt uppställda kriterier.

6. Tilldelning
Ett beslut fattas om vilken leverantör som vinner upphandlingen och tilldelas uppdraget.

7. Avtalsspärr
Efter tilldelningen löper en avtalsspärr om tio dagar. Under denna period kan leverantörer begära överprövning.

8. Avtalstecknande
Om ingen överprövning inkommit inom avtalsspärren tecknas avtal med den tilldelade leverantören.

Request for information (RFI)

När en upphandling ska genomföras är dialog med leverantörer en viktig del för att få ett så bra resultat som möjligt. Genom att prata med marknaden tidigt kan vi få en bättre förståelse för vilka lösningar som finns, vilka utmaningar som kan uppstå och hur behoven bäst kan mötas. De här mötena benämns RFI (Request for Information) eller i vardagligt tal dialogmöten. Vi använder bägge uttrycken.

Det är viktigt att projektet följer de grundläggande principerna som gäller för all offentlig upphandling. De mest centrala för oss är:

• Transparens, en öppen och bra dialog.

• Öppenhet, att alla får samma information.

• Likabehandling, att alla behandlas på ett rättvist sätt.

Syftet med samtliga dialogmöten har varit att skapa en tydlig och relevant upphandling som svarar mot kommunernas behov – samtidigt som processen ska vara rättvis och transparent. Det är viktigt att poängtera att dialogdeltagande inte påverkar möjligheten att lämna anbud. Alla leverantörer som är intresserade av att delta i upphandlingen har samma möjlighet att lämna anbud, oavsett om de deltagit i dialogerna eller inte.

Projektet lägger stor vikt vid att kravbilden ska vara väl förankrad i marknaden – inte för att stänga ute, utan för att underlätta bred konkurrens. Ett exempel på detta är att en extern remiss kommer att genomföras. Då får alla leverantörer på marknaden möjlighet att ta del av det färdiga upphandlingsunderlaget och lämna synpunkter innan upphandlingen offentliggörs.

Projektet har träffat flera olika leverantörer vid varje RFI.

RFI 0
Det första dialogmötet hölls under hösten och vintern 2023/2024. Syftet var att få en bred bild av marknaden: vilka leverantörer som finns och vilka lösningar de kan erbjuda.

RFI 1
Under våren 2025 genomfördes RFI 1 och RFI 2.
Dialogmötet fokuserade på användarnas och verksamhetens behov – hur lösningarna kan fungera i praktiken.

RFI 2
RFI 2 hade ett mer tekniskt perspektiv och tog även upp frågor om stöd och funktionalitet.

RFI 3
RFI 3 fokuserade på områden som systemadministration, hantering av avvikelser samt statistik och rapporter.

RFI 4
Det här dialogmötet är i nuläget pausat då vi känner att behovet för stunden är tillfredsställt. Vi kan dock komma att genomföra det senare.

Att ta fram en kravspecifikation

SKR´s kravbibliotek

I arbetet med att ta fram kravspecifikationen utgår projektet ifrån det kravbibliotek som SKR (Sveriges Kommuner och Regioner) håller på och tar fram. Den består av en struktur och hjälp för vilka områden som kraven ska täcka samt i många fall förslag till specifika krav.

Arbetet görs i ett flertal olika arbetsgrupper. Varje arbetsgrupp är sammansatt för att ha kompetens för en specifik del av kravspecifikationen.

I de fall som det finns förslag till krav från SKR så kan processen vara enklare. Då handlar det om att bedöma de befintliga kraven och att hitta eventuella gap.

Use Case Scenario

För de områden som saknar förslag på krav så jobbar projektet lite annorlunda. Arbetsgrupperna använder sig då av en modell som kallas Use Case Scenario. Den är lite mer tidskrävande men ger ett bra stöd. Metoden går ut på att man tar fram ett scenario för hur användaren interagerar med systemet för att uppnå ett visst resultat. Det gör det lättare att specificera kraven.

Arbetsgrupperna tar fram förslag på kravbeskrivningar som man sedan bearbetar tills alla i gruppen är nöjda.

Skall- och bör-krav

Upphandlingsunderlaget består av skall-krav och bör-krav. Leverantören måste uppfylla alla skall-kraven för att gå vidare i utvärderingen av anbudet. Bör-kraven är annorlunda. Projektet använder ett poängsystem för att värdera uppfyllnadsgrad. Bör-krav kan dessutom vara olika viktiga, vilket speglas i poängsättningen.

Till det finns ett särskilt utvärderingskriterium på moment som tex användarvänlighet där leverantören kan bes göra en demonstration eller att projektet ges möjlighet att själva testa vissa aspekter av systemet.

Involvering

En mycket viktig aspekt i att ta fram kravspecifikationen är involvering från verksamheten. Projektet listar ett antal kompetensområden som kommunerna sedan besätter med personer från sin verksamhet. Alla kommuner kommer inte att delta i alla områden av kravspecifikationen. Vi jobbar tillsammans enligt en tillitsprincip och litar på att representanterna gör ett bra jobb för alla kommuner.

Sekretess

Under en pågående upphandlingsprocess gäller upphandlingssekretess. Det innebär att de som deltar i arbetet inte får diskutera upphandlingen med utomstående. Information om deltagande leverantörer, deras presentationer samt planerade krav får inte lämnas ut. Sekretessen omfattar även andra uppgifter som rör upphandlingen och dess genomförande.